Le riu­nio­ni inu­ti­li fanno per­de­re 3 ore a set­ti­ma­na

Riu­nio­ni di un'o­ra, ar­go­men­ti di di­scus­sio­ne ir­ri­le­van­ti e di­scor­si inu­ti­li e ri­don­dan­ti. Molte per­so­ne in Sviz­ze­ra si la­men­ta­no di riu­nio­ni trop­po nu­me­ro­se o inef­fi­cien­ti, al­me­no que­sto è ciò che sug­ge­ri­sco­no i media negli ul­ti­mi anni. Ma quan­to po­ten­zia­le si na­scon­de in una ge­stio­ne più ef­fi­cien­te delle riu­nio­ni? Un ampio son­dag­gio con­dot­to da eco­no­mie­suis­se e Peter Be­glin­ger Trai­ning AG sul tema del com­por­ta­men­to nelle riu­nio­ni in Sviz­ze­ra cerca di fare luce su que­sta do­man­da. A tale scopo, i di­ri­gen­ti sono stati con­tat­ta­ti di­ret­ta­men­te e l’o­pi­nio­ne pub­bli­ca è stata sol­le­ci­ta­ta on­li­ne su 20 Mi­nu­ti.

L'a­na­li­si del son­dag­gio è di­spo­ni­bi­le qui.

I prin­ci­pa­li ri­sul­ta­ti del son­dag­gio sono i se­guen­ti: solo il 7% dei 513 par­te­ci­pan­ti al son­dag­gio non ha in­di­vi­dua­to alcun po­ten­zia­le di mi­glio­ra­men­to nelle riu­nio­ni. Ciò si­gni­fi­ca che il 93% ri­tie­ne che l'an­nul­la­men­to, l'ac­cor­cia­men­to o la mag­gio­re ef­fi­cien­za delle riu­nio­ni com­por­te­reb­be un be­ne­fi­cio da pic­co­lo a gran­de.

Se tutte le riu­nio­ni in Sviz­ze­ra fos­se­ro per­fet­ta­men­te or­ga­niz­za­te, con­dot­te in modo ef­fi­cien­te e li­mi­ta­te allo stret­to ne­ces­sa­rio, si po­treb­be ri­spar­mia­re in media l'8% del tempo di la­vo­ro. Ciò si­gni­fi­ca che si ri­spar­mie­reb­be­ro 3 ore di riu­nio­ne a set­ti­ma­na. 

Enor­me po­ten­zia­le di ri­du­zio­ne

Estra­po­la­to al­l'e­co­no­mia na­zio­na­le, il po­ten­zia­le mas­si­mo di ri­du­zio­ne delle riu­nio­ni è enor­me e cor­ri­spon­de a circa 650 mi­lio­ni di ore la­vo­ra­ti­ve al­l'an­no. Na­tu­ral­men­te, è una gran­de sfida sfrut­ta­re que­sto po­ten­zia­le ed eli­mi­na­re tutte le ore di riu­nio­ne non ne­ces­sa­rie. Ma anche pic­co­li mi­glio­ra­men­ti pos­so­no avere un im­pat­to enor­me. Vale quin­di la pena con­cen­trar­si su una mi­glio­re ge­stio­ne delle riu­nio­ni.

Si stima che siano ne­ces­sa­rie circa due terzi delle riu­nio­ni. Lo sfor­zo di coor­di­na­men­to e quin­di il tempo di riu­nio­ne ri­chie­sto au­men­ta con le di­men­sio­ni del­l'a­zien­da. Ma anche la quan­ti­tà di tempo di riu­nio­ne clas­si­fi­ca­ta come non ne­ces­sa­ria au­men­ta con le di­men­sio­ni. Sor­pren­den­te­men­te, però, il fatto che un'a­zien­da operi a li­vel­lo in­ter­na­zio­na­le o solo in Sviz­ze­ra non ha un'in­fluen­za ri­le­van­te. La quan­ti­tà di tempo di riu­nio­ne clas­si­fi­ca­to come non ne­ces­sa­rio è si­mi­le in en­tram­bi i casi. C'è però una dif­fe­ren­za si­gni­fi­ca­ti­va: se le azien­de ope­ra­no anche al­l'e­ste­ro, il tempo di riu­nio­ne con­si­de­ra­to ne­ces­sa­rio è si­gni­fi­ca­ti­va­men­te mag­gio­re. 

La mag­gior parte degli riu­nio­ni av­ven­go­no nel set­to­re sa­ni­ta­rio

Il minor nu­me­ro di riu­nio­ni si re­gi­stra nel set­to­re ar­ti­gia­na­le e il mag­gior nu­me­ro nel set­to­re sa­ni­ta­rio, dove il tempo di riu­nio­ne è quasi tre volte su­pe­rio­re. Il set­to­re del­l’ar­ti­gia­na­to ha anche il minor nu­me­ro di riu­nio­ni non ne­ces­sa­rie. I col­la­bo­ra­to­ri del set­to­re sa­ni­ta­rio tra­scor­ro­no la mag­gior quan­ti­tà di tempo in riu­nio­ni non ne­ces­sa­rie, con­tri­buen­do così al­l'au­men­to dei costi sa­ni­ta­ri. Anche nel­l'in­du­stria chi­mi­ca e far­ma­ceu­ti­ca ci sono molte riu­nio­ni, ma in que­sto caso la mag­gior parte di esse è con­si­de­ra­ta ne­ces­sa­ria. 

I di­ri­gen­ti medio-alti delle azien­de sviz­ze­re sono quel­li che si la­men­ta­no mag­gior­men­te per l'i­nef­fi­cien­za delle riu­nio­ni. Inol­tre, tra­scor­ro­no quasi il dop­pio del tempo in riu­nio­ni ri­spet­to alle per­so­ne che non hanno una fun­zio­ne di­ri­gen­zia­le. 

Più una per­so­na è in alto nella ge­rar­chia, più stima la per­cen­tua­le di riu­nio­ni ne­ces­sa­rie. I top ma­na­ger ri­ten­go­no ne­ces­sa­rio l'80% del tempo di riu­nio­ne, men­tre le per­so­ne che non svol­go­no fun­zio­ni ma­na­ge­ria­li con­si­de­ra­no su­per­flua la metà del tempo di riu­nio­ne. 

Sono pos­si­bi­li im­por­tan­ti in­cre­men­ti di ef­fi­cien­za

In con­clu­sio­ne, si può af­fer­ma­re che un im­por­tan­te gua­da­gno di ef­fi­cien­za ri­sie­de nella ri­du­zio­ne e nella ra­zio­na­liz­za­zio­ne delle riu­nio­ni. La do­man­da «Ab­bia­mo dav­ve­ro bi­so­gno di que­sta riu­nio­ne?» può es­se­re di gran­de im­por­tan­za non solo per le azien­de e le or­ga­niz­za­zio­ni pub­bli­che, ma anche per l'e­co­no­mia sviz­ze­ra.