Le riunioni inutili fanno perdere 3 ore a settimana

Riunioni di un'ora, argomenti di discussione irrilevanti e discorsi inutili e ridondanti. Molte persone in Svizzera si lamentano di riunioni troppo numerose o inefficienti, almeno questo è ciò che suggeriscono i media negli ultimi anni. Ma quanto potenziale si nasconde in una gestione più efficiente delle riunioni? Un ampio sondaggio condotto da economiesuisse e Peter Beglinger Training AG sul tema del comportamento nelle riunioni in Svizzera cerca di fare luce su questa domanda. A tale scopo, i dirigenti sono stati contattati direttamente e l’opinione pubblica è stata sollecitata online su 20 Minuti.

L'analisi del sondaggio è disponibile qui.

I principali risultati del sondaggio sono i seguenti: solo il 7% dei 513 partecipanti al sondaggio non ha individuato alcun potenziale di miglioramento nelle riunioni. Ciò significa che il 93% ritiene che l'annullamento, l'accorciamento o la maggiore efficienza delle riunioni comporterebbe un beneficio da piccolo a grande.

Se tutte le riunioni in Svizzera fossero perfettamente organizzate, condotte in modo efficiente e limitate allo stretto necessario, si potrebbe risparmiare in media l'8% del tempo di lavoro. Ciò significa che si risparmierebbero 3 ore di riunione a settimana. 

Enorme potenziale di riduzione

Estrapolato all'economia nazionale, il potenziale massimo di riduzione delle riunioni è enorme e corrisponde a circa 650 milioni di ore lavorative all'anno. Naturalmente, è una grande sfida sfruttare questo potenziale ed eliminare tutte le ore di riunione non necessarie. Ma anche piccoli miglioramenti possono avere un impatto enorme. Vale quindi la pena concentrarsi su una migliore gestione delle riunioni.

Si stima che siano necessarie circa due terzi delle riunioni. Lo sforzo di coordinamento e quindi il tempo di riunione richiesto aumenta con le dimensioni dell'azienda. Ma anche la quantità di tempo di riunione classificata come non necessaria aumenta con le dimensioni. Sorprendentemente, però, il fatto che un'azienda operi a livello internazionale o solo in Svizzera non ha un'influenza rilevante. La quantità di tempo di riunione classificato come non necessario è simile in entrambi i casi. C'è però una differenza significativa: se le aziende operano anche all'estero, il tempo di riunione considerato necessario è significativamente maggiore. 

La maggior parte degli riunioni avvengono nel settore sanitario

Il minor numero di riunioni si registra nel settore artigianale e il maggior numero nel settore sanitario, dove il tempo di riunione è quasi tre volte superiore. Il settore dell’artigianato ha anche il minor numero di riunioni non necessarie. I collaboratori del settore sanitario trascorrono la maggior quantità di tempo in riunioni non necessarie, contribuendo così all'aumento dei costi sanitari. Anche nell'industria chimica e farmaceutica ci sono molte riunioni, ma in questo caso la maggior parte di esse è considerata necessaria. 

I dirigenti medio-alti delle aziende svizzere sono quelli che si lamentano maggiormente per l'inefficienza delle riunioni. Inoltre, trascorrono quasi il doppio del tempo in riunioni rispetto alle persone che non hanno una funzione dirigenziale. 

Più una persona è in alto nella gerarchia, più stima la percentuale di riunioni necessarie. I top manager ritengono necessario l'80% del tempo di riunione, mentre le persone che non svolgono funzioni manageriali considerano superflua la metà del tempo di riunione. 

Sono possibili importanti incrementi di efficienza

In conclusione, si può affermare che un importante guadagno di efficienza risiede nella riduzione e nella razionalizzazione delle riunioni. La domanda «Abbiamo davvero bisogno di questa riunione?» può essere di grande importanza non solo per le aziende e le organizzazioni pubbliche, ma anche per l'economia svizzera.