Les séances inutiles, ce sont 3 heures de travail gaspillées par semaine

Des réunions qui durent des heures, des discussions non pertinentes et des interventions inutiles. En Suisse, nombreux sont ceux qui se plaignent de séances pléthoriques ou inefficaces. C’est du moins ce que laisse entendre toute une série d’articles parus dans la presse ces dernières années. Mais quel est réellement le potentiel d’une gestion plus efficace des séances? Une vaste enquête menée par economiesuisse et la société Peter Beglinger Training AG sur le comportement en matière de réunion en Suisse tente de faire la lumière sur cette question. Pour ce faire, nous avons, d’une part, écrit directement aux cadres et, d’autre part, interrogé le grand public sur le site internet de 20 Minuten.

Les résultats de l’enquête sont disponibles ici (en allemand). Les principales conclusions sont que seuls 7% des 513 participants ne voient aucun potentiel d’amélioration en ce qui concerne les réunions. À l’inverse, pour 93% des participants, supprimer, raccourcir ou accroître l’efficacité des séances présente un avantage et celui-ci va de faible à important.

Si, en Suisse, toutes les réunions étaient parfaitement organisées, menées efficacement et se limitaient au strict nécessaire, cela dégagerait 8% du temps de travail des personnes concernées en moyenne, ce qui représente 3 heures de réunion en moins par semaine.

POTENTIEL DE RÉDUCTION COLOSSAL

Extrapolé à l’échelle de l’économie suisse, le potentiel de réduction maximal possible par rapport aux réunions est énorme et correspond à quelque 650 millions d’heures de travail par an. Bien entendu, utiliser ce potentiel et supprimer toute réunion inutile constituent un défi de taille. Mais même de petites améliorations ont un impact très fort. Il vaut donc la peine d’optimiser la gestion des séances.

Les deux tiers des réunions environ sont jugées nécessaires. Il faut savoir que le besoin de coordination, et donc le temps de séance requis, augmente avec la taille de l’entreprise. C’est le cas aussi du temps passé inutilement en réunion. Mais étonnamment, le fait qu’une entreprise soit active au niveau international ou seulement en Suisse n’a pas une grande incidence. Dans les deux cas, le temps de réunion jugé inutile est similaire. Il y a toutefois une différence décisive: si les entreprises sont également actives à l’étranger, on considère nécessaire de consacrer beaucoup plus de temps en réunion.

LA PALME DU PLUS GRAND NOMBRE DE RÉUNIONS VA AU SECTEUR DE LA SANTÉ

On peut dire encore que c’est dans les PME qu’il y a le moins de séances et dans le secteur de la santé qu’il y en a le plus. Le temps consacré aux réunions passe ainsi du simple au triple. C’est dans les PME que l’on fait le moins de réunions jugées inutiles. À l’inverse, les employés du secteur de la santé considèrent qu’ils passent le plus de temps en réunions inutiles, ce qui contribue à alourdir les coûts de la santé. Dans l’industrie chimique et pharmaceutique, on compte également beaucoup de réunions, mais elles sont pour la plupart considérées comme nécessaires.

Les cadres moyens et supérieurs des entreprises suisses sont ceux qui se plaignent le plus de l’inefficacité des réunions. Le fait est qu’ils passent près de deux fois plus de temps en séance que les autres collaborateurs.

À noter que plus une personne est haut placée dans la hiérarchie, plus elle estime élevée la part des réunions nécessaires. Les cadres supérieurs considèrent ainsi que 80% du temps passé en réunion est nécessaire, tandis que les collaborateurs sans fonction d’encadrement estiment que la moitié de ce temps n’est pas utile.

UN GRAND GAIN D’EFFICACITÉ POSSIBLE

En conclusion, on peut dire que réduire et rationaliser les séances renferme un gain d’efficacité important. Que ce soit dans les entreprises du secteur privé ou dans le secteur public, se demander si telle réunion est vraiment utile peut avoir un gros impact.