Sitzungen

Les séances inutiles, ce sont 3 heures de tra­vail gas­pillées par semaine

Selon une enquête, de nom­breuses réunions sont menées de manière peu effi­cace et un cer­tain nombre d’entre elles pour­raient être sup­pri­mées. Seuls 7% des par­ti­ci­pants à l’en­quête estiment que le poten­tiel d’amé­lio­ra­tion en la matière est nul. À l’in­verse, 93% d’entre eux consi­dèrent qu’il y a un béné­fice faible à impor­tant à sup­pri­mer des réunions, à les rac­cour­cir ou à en accroître l’ef­fi­ca­cité. Si, en Suisse, toutes les séances étaient par­fai­te­ment orga­ni­sées, menées effi­ca­ce­ment et se limi­taient au strict néces­saire, cela déga­ge­rait 8% du temps de tra­vail des per­sonnes concer­nées en moyenne, ce qui repré­sente 3 heures de séance en moins par semaine.

Des réunions qui durent des heures, des dis­cus­sions non per­ti­nentes et des inter­ven­tions inutiles. En Suisse, nom­breux sont ceux qui se plaignent de séances plé­tho­riques ou inef­fi­caces. C’est du moins ce que laisse entendre toute une série d’ar­ticles parus dans la presse ces der­nières années. Mais quel est réel­le­ment le poten­tiel d’une ges­tion plus effi­cace des séances? Une vaste enquête menée par eco­no­mie­suisse et la société Peter Beglin­ger Trai­ning AG sur le com­por­te­ment en matière de réunion en Suisse tente de faire la lumière sur cette ques­tion. Pour ce faire, nous avons, d’une part, écrit direc­te­ment aux cadres et, d’autre part, inter­rogé le grand public sur le site inter­net de 20 Minu­ten.

Les résul­tats de l’en­quête sont dis­po­nibles ici (en alle­mand). Les prin­ci­pales conclu­sions sont que seuls 7% des 513 par­ti­ci­pants ne voient aucun poten­tiel d’amé­lio­ra­tion en ce qui concerne les réunions. À l’in­verse, pour 93% des par­ti­ci­pants, sup­pri­mer, rac­cour­cir ou accroître l’ef­fi­ca­cité des séances pré­sente un avan­tage et celui-ci va de faible à impor­tant.

Si, en Suisse, toutes les réunions étaient par­fai­te­ment orga­ni­sées, menées effi­ca­ce­ment et se limi­taient au strict néces­saire, cela déga­ge­rait 8% du temps de tra­vail des per­sonnes concer­nées en moyenne, ce qui repré­sente 3 heures de réunion en moins par semaine.

POTEN­TIEL DE RÉDUC­TION COLOS­SAL

Extra­polé à l’échelle de l’éco­no­mie suisse, le poten­tiel de réduc­tion maxi­mal pos­sible par rap­port aux réunions est énorme et cor­res­pond à quelque 650 mil­lions d’heures de tra­vail par an. Bien entendu, uti­li­ser ce poten­tiel et sup­pri­mer toute réunion inutile consti­tuent un défi de taille. Mais même de petites amé­lio­ra­tions ont un impact très fort. Il vaut donc la peine d’op­ti­mi­ser la ges­tion des séances.

Les deux tiers des réunions envi­ron sont jugées néces­saires. Il faut savoir que le besoin de coor­di­na­tion, et donc le temps de séance requis, aug­mente avec la taille de l’en­tre­prise. C’est le cas aussi du temps passé inuti­le­ment en réunion. Mais éton­nam­ment, le fait qu’une entre­prise soit active au niveau inter­na­tio­nal ou seule­ment en Suisse n’a pas une grande inci­dence. Dans les deux cas, le temps de réunion jugé inutile est simi­laire. Il y a tou­te­fois une dif­fé­rence déci­sive: si les entre­prises sont éga­le­ment actives à l’étran­ger, on consi­dère néces­saire de consa­crer beau­coup plus de temps en réunion.

LA PALME DU PLUS GRAND NOMBRE DE RÉUNIONS VA AU SEC­TEUR DE LA SANTÉ

On peut dire encore que c’est dans les PME qu’il y a le moins de séances et dans le sec­teur de la santé qu’il y en a le plus. Le temps consa­cré aux réunions passe ainsi du simple au triple. C’est dans les PME que l’on fait le moins de réunions jugées inutiles. À l’in­verse, les employés du sec­teur de la santé consi­dèrent qu’ils passent le plus de temps en réunions inutiles, ce qui contri­bue à alour­dir les coûts de la santé. Dans l’in­dus­trie chi­mique et phar­ma­ceu­tique, on compte éga­le­ment beau­coup de réunions, mais elles sont pour la plu­part consi­dé­rées comme néces­saires.

Les cadres moyens et supé­rieurs des entre­prises suisses sont ceux qui se plaignent le plus de l’in­ef­fi­ca­cité des réunions. Le fait est qu’ils passent près de deux fois plus de temps en séance que les autres col­la­bo­ra­teurs.

À noter que plus une per­sonne est haut pla­cée dans la hié­rar­chie, plus elle estime éle­vée la part des réunions néces­saires. Les cadres supé­rieurs consi­dèrent ainsi que 80% du temps passé en réunion est néces­saire, tan­dis que les col­la­bo­ra­teurs sans fonc­tion d’en­ca­dre­ment estiment que la moi­tié de ce temps n’est pas utile.

UN GRAND GAIN D’EF­FI­CA­CITÉ POS­SIBLE

En conclu­sion, on peut dire que réduire et ratio­na­li­ser les séances ren­ferme un gain d’ef­fi­ca­cité impor­tant. Que ce soit dans les entre­prises du sec­teur privé ou dans le sec­teur public, se deman­der si telle réunion est vrai­ment utile peut avoir un gros impact.