Unnötige Sitzungen verschwenden 3 Stunden pro Woche

Stundenlange Sitzungen, irrelevante Gesprächsthemen und unnötige redundante Wortmeldungen. Viele Menschen in der Schweiz klagen über zu viele oder ineffiziente Sitzungen, dies zumindest lassen etliche Medienberichte in den letzten Jahren vermuten. Doch wie viel Potenzial schlummert im effizienteren Umgang mit Sitzungen? Eine breit angelegte Umfrage von economiesuisse und der Peter Beglinger Training AG zum Thema Sitzungsverhalten in der Schweiz versucht in dieser Frage Licht ins Dunkel zu bringen. Dafür wurden zum einen Führungskräfte direkt angeschrieben und zum anderen die breite Öffentlichkeit auf 20 Minuten online befragt.

Die Auswertung der Umfrage findet sich hier.

Die Hauptergebnisse der Umfrage sind die folgenden: Lediglich 7 Prozent der 513 Umfrageteilnehmerinnen und -teilnehmer orten gar kein Verbesserungspotenzial bei Sitzungen. Somit gehen 93 Prozent von einem kleinen bis grossen Nutzen aus, wenn Sitzungen gestrichen, gekürzt oder effizienter gestaltet werden.

Würden in der Schweiz alle Sitzungen perfekt organisiert, effizient durchgeführt und auf das absolut Notwendige beschränkt, könnten im Durchschnitt 8 Prozent der Arbeitszeit eingespart werden. Pro Woche bedeutet dies, dass 3 Stunden an Sitzungszeit entfallen würden.

Riesiges Reduktionspotenzial

Hochgerechnet auf die Volkswirtschaft ist das maximal mögliche Reduktionspotenzial bei Sitzungen riesig und entspricht rund 650 Mio. Arbeitsstunden pro Jahr. Natürlich ist es eine grosse Herausforderung, dieses Potenzial auszuschöpfen und jegliche unnötige Sitzungszeit zu eliminieren. Doch schon kleine Verbesserungen haben eine sehr grosse Wirkung. Es lohnt sich also, einen Fokus auf ein besseres Sitzungsmanagement zu legen.

Etwa zwei Drittel der Sitzungen werden als notwendig eingeschätzt. Der Koordinationsaufwand und damit die erforderliche Sitzungszeit steigt mit der Grösse einer Unternehmung an. Doch auch die als unnötig eingestufte Sitzungszeit nimmt mit der Grösse zu. Erstaunlicherweise hat es aber keinen grossen Einfluss, ob eine Unternehmung international oder nur in der Schweiz tätig ist. Die als unnötig eingestufte Sitzungszeit ist in beiden Fällen ähnlich. Es gibt allerdings einen wesentlichen Unterschied: Sind Unternehmen auch im Ausland tätig, wird deutlich mehr Sitzungszeit als notwendig betrachtet.

Am meisten Sitzungen im Gesundheitswesen

Am wenigsten Sitzungen gibt es im Gewerbe, am meisten im Gesundheitswesen, wo die Sitzungszeit fast dreimal so hoch ist. Im Gewerbe werden auch am wenigsten unnötige Sitzungen abgehalten. Die meiste Zeit in unnötigen Sitzungen verbringen Angestellte des Gesundheitswesens, womit sie zu den erhöhten Gesundheitskosten beitragen. Viel gesessen wird auch in der chemisch-pharmazeutischen Industrie, doch hier werden die meisten Sitzungen als notwendig eingeschätzt.

Das mittlere bis obere Kader in Schweizer Unternehmen beklagt sich am stärksten über ineffiziente Sitzungen. Sie verbringen auch fast doppelt so viel Zeit in Sitzungen wie Personen ohne Kaderfunktion.

Je höher eine Person in der Hierarchiestufe ist, desto höher schätzt sie den Anteil der notwendigen Sitzungen ein. Das oberste Kader erachtet 80 Prozent der Sitzungszeit als notwendig, während Personen ohne Kaderfunktion die Hälfte der Sitzungszeit als unnötig empfinden.

Grosser Effizienzgewinn möglich

Abschliessend kann gesagt werden, dass ein grosser Effizienzgewinn in der Reduktion und Straffung der Sitzungen liegt. Nicht nur für Unternehmen und öffentliche Betriebe, sondern auch für die schweizerische Volkswirtschaft kann die Frage: «Braucht es diese Sitzung wirklich?» von grosser Bedeutung sein.